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http://saude-esob.webnode.pt/investiga%C3%A7%C3%A3o/
Boa
noite pessoal, este post é sobre a atividade investigação documental, o qual
tentamos condensar os comentários dos integrantes informantes, analista
tecnológico e observador no questionário
realizado, em sala de aula, pertinente a mesma atividade, obviamente apenas
separamos as informações obtidas pelo jornalista que vem logo após o
questionário.
1)
Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?
a) ATA
b) ATO
NORMATIVO
c) AUTORIZAÇÃO
d)
BOLETIM
e)
CARTA
f)
CERTIFICADO
g)
CONTRATO
h)
CONVÊNIO
i)
CONVITE
j)
CRACHÁ
k)
CRONOGRAMA
l)
DIPLOMA
m)
EDITAL
n)
FOLHA
DE FREQÜÊNCIA
o)
MEMORANDO
p)
PARECER
q)
PORTARIA
r)
REQUISIÇÃO
s)
SOLICITAÇÃO
2)
Quais as correspondentes funções de tais espécies?
a)
Relato
circunstanciado das ocorrências, resoluções e decisões de reuniões,
assembléias, eleições ou sessões de colegiados
b)
Denominação
genérica para leis, decretos, portarias,etc.
c) Permissão
ou consentimento expresso, por escrito, para que seja cumprido.
d) Resenha
noticiosa de operações
e) Comunicação
de teor variado entre particulares ou de um particular para uma autoridade
pública
f) Declaração
pela qual uma instituição comprova um fato ou situação próprios de suas
atividades a partir da realidade ou de registros
g) Acordo
entre duas ou mais pessoas ou entidades que transferem entre si algum direito
ou obrigação
h) Ato
administrativo complexo em que uma entidade pública pode terceirizar um serviço
público que seja próprio
i)
Solicitação para que alguém esteja
presente em um lugar ou a um ato
j)
Cartão com modelos pessoais para fins de
identificação e/ou controle em eventos e em locais de trabalho
k) Quadro
em que se distribuem o cumprimento de tarefas, atos ou acontecimentos em dias,
semanas, meses e anos
l)
Título com que se confere um cargo,
dignidade, privilégio ou se concede a habilitação profissional a alguém
m) Aviso
mandado publicar por autoridade competente em órgão oficial de imprensa ou
mandado afixar em lugar público onde seja facilitada a leitura
n) Lista
de frequência
o) Forma
de correspondência interna usada para assuntos rotineiros.
p) Opinião
técnica ou jurídica sobre determinado assunto, ser vindo de base para decisão
q) Ato
pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter
administrativo, impõem normas, definem
situações funcionais, aplicam penas disciplinares e atos semelhantes
r) Pedido
ou exigência legalmente embasada
s) Pedido
ou requerimento justificado para que se faça alguma coisa, tome alguma atitude
ou realize algum ato.
3)
Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?
a)
ATA
DE REUNIÃO DE CONSELHOS; ATA DE REUNIÃO DE COMISSÕES
b) ATO
NORMATIVO DA REITORIA
c)
AUTORIZAÇÃO
DE PAGAMENTO
d)
BOLETIM
INFORMATIVO
e) CARTA-CONVITE,
CARTA DE REFERÊNCIA, CARTA DE AGRADECIMENTO
f)
CERTIFICADO
DE CONCLUSÃO DE CURSO
g)
CONTRATO
DE CONCESSÃO; CONTRATO DE FUNCIONÁRIO; CONTRATO DE PROFESSORES; CONTRATO DE
SERVIÇOS; CONTRATO DE TRABALHO
h) CONVÊNIO
DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
i)
CONVITE
DE COMPARECIMENTO A EVENTO
j)
CRACHÁ DE IDENTIFICAÇÃO
k)
CRONOGRAMA
FINANCEIRO
l)
DIPLOMA
DE CURSO
m)
EDITAL
DE CONCURSO; EDITAL DE CONVOCAÇÃO; EDITAL DE DIVULGAÇÃO; EDITAL DE ELEIÇÃO;
EDITAL DE HOMOLOGAÇÃO; EDITAL DE INSCRIÇÃO
n)
FOLHA
DE FREQÜÊNCIA DE ALUNOS
o)
MEMORANDO
DE REQUISIÇÃO
p)
PARECER
DE ATIVIDADE TÉCNICA
q)
PORTARIA
DE DESIGNAÇÃO; PORTARIA DE NOMEAÇÃO
r)
REQUISIÇÃO
DE MATERIAL
s)
SOLICITAÇÃO
DE ESTÁGIOS; SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS; SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
t)
SOLICITAÇÃO
DE APROVEITAMENTO DE CURSOS
u)
SOLICITAÇÃO
DE APROVEITAMENTO DE CERTIFICADOS
4)
Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as
respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.
a)
Corrente:
AUTORIZAÇÃO DE
PAGAMENTO
BOLETIM
INFORMATIVO
CRACHÁ DE
IDENTIFICAÇÃO
FOLHA DE FREQÜÊNCIA
DE ALUNOS
MEMORANDO DE
REQUISIÇÃO
PARECER DE
ATIVIDADE TÉCNICA
REQUISIÇÃO DE
MATERIAL
SOLICITAÇÃO DE
ESTÁGIOS
SOLICITAÇÃO DE
FÉRIAS
SOLICITAÇÃO DE
COMPRAS
b) Intermediário:
ATA DE REUNIÃO
DE CONSELHOS
ATA DE REUNIÃO
DE COMISSÕES
ATO
NORMATIVO DA REITORIA
AUTORIZAÇÃO DE
PAGAMENTO
BOLETIM
INFORMATIVO
CARTA-CONVITE
CARTA
DE REFERÊNCIA
CERTIFICADO DE
CONCLUSÃO DE CURSO
CONTRATO DE
CONCESSÃO
CONTRATO DE
FUNCIONÁRIO
CONTRATO DE
PROFESSORES
CONTRATO DE
SERVIÇOS
CONTRATO DE
TRABALHO
CONVÊNIO
DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
CONVITE DE
COMPARECIMENTO A EVENTO
CRONOGRAMA
FINANCEIRO
DIPLOMA DE CURSO
EDITAL DE
CONCURSO
EDITAL DE
CONVOCAÇÃO
EDITAL DE
DIVULGAÇÃO
EDITAL DE
ELEIÇÃO
EDITAL DE
HOMOLOGAÇÃO
EDITAL DE
INSCRIÇÃO
FOLHA DE
FREQÜÊNCIA DE ALUNOS
MEMORANDO DE
REQUISIÇÃO
PARECER DE
ATIVIDADE TÉCNICA
PORTARIA DE
DESIGNAÇÃO
PORTARIA DE
NOMEAÇÃO
REQUISIÇÃO DE
MATERIAL
SOLICITAÇÃO DE
ESTÁGIOS
SOLICITAÇÃO DE
FÉRIAS
SOLICITAÇÃO DE
COMPRAS
c)
Permanente:
ATA DE REUNIÃO
DE CONSELHOS
ATA DE REUNIÃO
DE COMISSÕES
ATO
NORMATIVO DA REITORIA
AUTORIZAÇÃO DE
PAGAMENTO
CERTIFICADO DE
CONCLUSÃO DE CURSO
CONTRATO DE
CONCESSÃO
CONTRATO DE
FUNCIONÁRIO
CONTRATO DE
PROFESSORES
CONTRATO DE
SERVIÇOS
CONTRATO DE
TRABALHO
CONVÊNIO
DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
CRONOGRAMA
FINANCEIRO
DIPLOMA DE CURSO
EDITAL DE
CONCURSO
EDITAL DE
CONVOCAÇÃO
EDITAL DE
DIVULGAÇÃO
EDITAL DE
ELEIÇÃO
EDITAL DE
HOMOLOGAÇÃO
EDITAL DE
INSCRIÇÃO
PARECER DE
ATIVIDADE TÉCNICA
PORTARIA DE
DESIGNAÇÃO
PORTARIA DE
NOMEAÇÃO
SOLICITAÇÃO DE
FÉRIAS
5)
Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.
Sendo
uma fundação pública, a FUB (Fundação Universidade de Brasília), gera e recebe
um valioso patrimônio documental público, onde são registrados dados e
informações essenciais ao governo e aos cidadãos aos quais serve. Esses
documentos são fundamentais para as atividades de planejamento, implementação
de políticas e diretrizes, coordenação e controle das funções e processos de
gestão desenvolvidos pela Universidade.
O
Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho
utilizado nos arquivos para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. (PAES, 2005).
Sendo assim, o Código de Classificação de Documentos aqui proposto, tem por
objetivo facilitar o gerenciamento e a recuperação das informações produzidas e
acumuladas pela Universidade ao longo do desenvolvimento de suas atividades.
Na
opinião do grupo, o ideal em um plano de classificação para o CEDOC seria
dividir o código em dois grandes blocos, sendo o primeiro voltado para as atividades-meio
(expedientes administrativos) e o segundo para as atividades-fim da Universidade
(Pesquisa Ensino e Extensão). Dessa maneira poderíamos agilizar a recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas
com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a
esses documentos.
6)
Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?
Não foi
possível muito bem nortear as ações arquivísticas que poderíamos implantar no
CEDOC, mas no que tange a organização do arquivo em si, notamos que em uma das
salas do CEDOC, havia um amontoado muito grande de “material não-orgânico”,
triturado, disponível para possível
eliminação, algumas estantes estavam muito próximas do arquivo deslizante,
fatores que estavam meio que impedindo em parte a circulação de pessoas, e numa
possível situação de sinistro, retardaria uma possível saída do arquivo, mas
obviamente, o espaço cedido pela universidade (pouco por sinal), deve ser o
principal responsável por tais “problemas”, caso o CEDOC tivesse um pouco mais
de espaço, provavelmente o arquivo não estaria disposto dessa forma. Fica a dica, espero que este comentário seja
construtivo, não é uma crítica no sentido de má-organização, e sim apenas uma observação
pessoal.
Levantamento de dados obtidos pelo
jornalista:
JORNALISTA:
O CEDOC está sendo reestruturado e passará a atura
exclusivamente como arquivo geral da UnB. O CEDOC tem como missão implementar a
gestão de documentos e informações arquivística por meio de assessoria à
comunidade universitária. Apesar de o CEDOC ser importante para UnB, muitas
pessoas sequer sabem o que é o CEDOC.
No total 7 Pessoas foram
entrevistadas durante o período de 20 minutos estabelecido na atividade, todos
os entrevistados eram alunos da UnB, de variados cursos da universidade. As
perguntas feitas foram: 1) O que é o CEDOC? ; 2)Que tipo de documento você
acredita que exista no CEDOC ? ; 3)Que profissionais trabalham no CEDOC? ;
Das
7 pessoas entrevistadas apenas 3 sabiam o que era o CEDOC, as respostas
dos participantes foram praticamente as mesmas. Uma pessoa disse que era o
centro de documentação da UnB , enquanto as outras duas disseram que era uma
espécie de arquivo da UnB. As outras 4 pessoas entrevistadas sequer sabiam o
que era o CEDOC, disseram nunca ter ouvido falar nisso e que não tinham nem
ideia do que fosse o CEDOC. Após explicar do que se tratava o CEDOC as pessoas
começaram a responder as outras perguntas.
Quanto ao tipo de documento existente no CEDOC
as respostas foram diversas, como: documentos do planejamento da UnB, projetos
executados na UnB; Documentos administrativos relativos a UnB; documentos com
relação a preservação da memória da UnB. Fotografias, acervo musical,
documentos manuscritos; Documentos gerais da UnB, toda documentação da UnB é
guardada no CEDOC;
Com relação aos profissionais que
trabalham no CEDOC, a opinião foi quase unânime. As pessoas disseram que em
grande parte os profissionais são arquivistas, museólogos ou bibliotecários.
Alguns complementaram acreditando que profissionais da área de historia e
antropologia também faziam parte do quadro de profissionais do CEDOC. Apenas
uma pessoa disse que os profissionais que trabalham no CEDOC são em sua maioria
terceirizados, nem chegou a cogitar a presença de arquivistas.
