Investigação documental- Resultados

                       Imagem: http://saude-esob.webnode.pt/investiga%C3%A7%C3%A3o/

Boa noite pessoal, este post é sobre a atividade investigação documental, o qual tentamos condensar os comentários dos integrantes informantes, analista tecnológico e observador  no questionário realizado, em sala de aula, pertinente a mesma atividade, obviamente apenas separamos as informações obtidas pelo jornalista que vem logo após o questionário.

1)      Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

a)      ATA

b)      ATO NORMATIVO

c)      AUTORIZAÇÃO

d)     BOLETIM

e)      CARTA

f)       CERTIFICADO

g)      CONTRATO

h)      CONVÊNIO

i)        CONVITE

j)        CRACHÁ

k)      CRONOGRAMA

l)        DIPLOMA

m)    EDITAL

n)      FOLHA DE FREQÜÊNCIA

o)      MEMORANDO

p)      PARECER

q)      PORTARIA

r)       REQUISIÇÃO

s)       SOLICITAÇÃO

2)      Quais as correspondentes funções de tais espécies?

a)      Relato circunstanciado das ocorrências, resoluções e decisões de reuniões, assembléias, eleições ou sessões de colegiados

b)      Denominação genérica para leis, decretos, portarias,etc.

c)      Permissão ou consentimento expresso, por escrito, para que seja cumprido.

d)     Resenha noticiosa de operações

e)      Comunicação de teor variado entre particulares ou de um particular para uma autoridade pública

f)       Declaração pela qual uma instituição comprova um fato ou situação próprios de suas atividades a partir da realidade ou de registros

g)      Acordo entre duas ou mais pessoas ou entidades que transferem entre si algum direito ou obrigação

h)      Ato administrativo complexo em que uma entidade pública pode terceirizar um serviço público que seja próprio

i)        Solicitação para que alguém esteja presente em um lugar ou a um ato

j)        Cartão com modelos pessoais para fins de identificação e/ou controle em eventos e em locais de trabalho

k)      Quadro em que se distribuem o cumprimento de tarefas, atos ou acontecimentos em dias, semanas, meses e anos

l)        Título com que se confere um cargo, dignidade, privilégio ou se concede a habilitação profissional a alguém

m)    Aviso mandado publicar por autoridade competente em órgão oficial de imprensa ou mandado afixar em lugar público onde seja facilitada a leitura

n)      Lista de frequência

o)      Forma de correspondência interna usada para assuntos rotineiros.

p)      Opinião técnica ou jurídica sobre determinado assunto, ser vindo de base para decisão

q)      Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo,  impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penas disciplinares e atos semelhantes

r)       Pedido ou exigência legalmente embasada

s)       Pedido ou requerimento justificado para que se faça alguma coisa, tome alguma atitude ou realize algum ato.

3)      Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

a)      ATA DE REUNIÃO DE CONSELHOS; ATA DE REUNIÃO DE COMISSÕES

b)      ATO NORMATIVO DA REITORIA

c)      AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

d)     BOLETIM INFORMATIVO

e)      CARTA-CONVITE, CARTA DE REFERÊNCIA, CARTA DE AGRADECIMENTO

f)       CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DE CURSO

g)      CONTRATO DE CONCESSÃO; CONTRATO DE FUNCIONÁRIO; CONTRATO DE PROFESSORES; CONTRATO DE SERVIÇOS; CONTRATO DE TRABALHO

h)      CONVÊNIO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

i)        CONVITE DE COMPARECIMENTO A EVENTO

j)        CRACHÁ DE IDENTIFICAÇÃO

k)      CRONOGRAMA FINANCEIRO

l)        DIPLOMA DE CURSO

m)    EDITAL DE CONCURSO; EDITAL DE CONVOCAÇÃO; EDITAL DE DIVULGAÇÃO; EDITAL DE ELEIÇÃO; EDITAL DE HOMOLOGAÇÃO; EDITAL DE INSCRIÇÃO

n)      FOLHA DE FREQÜÊNCIA DE ALUNOS

o)      MEMORANDO DE REQUISIÇÃO

p)      PARECER DE ATIVIDADE TÉCNICA

q)      PORTARIA DE DESIGNAÇÃO; PORTARIA DE NOMEAÇÃO

r)       REQUISIÇÃO DE MATERIAL

s)       SOLICITAÇÃO DE ESTÁGIOS; SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS; SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

t)       SOLICITAÇÃO DE APROVEITAMENTO DE CURSOS

u)      SOLICITAÇÃO DE APROVEITAMENTO DE CERTIFICADOS

4)      Relacione as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

a)      Corrente:

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

BOLETIM INFORMATIVO

CRACHÁ DE IDENTIFICAÇÃO

FOLHA DE FREQÜÊNCIA DE ALUNOS

MEMORANDO DE REQUISIÇÃO

PARECER DE ATIVIDADE TÉCNICA

REQUISIÇÃO DE MATERIAL

SOLICITAÇÃO DE ESTÁGIOS

SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

b)     Intermediário:

ATA DE REUNIÃO DE CONSELHOS

ATA DE REUNIÃO DE COMISSÕES

ATO NORMATIVO DA REITORIA

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

BOLETIM INFORMATIVO

CARTA-CONVITE

CARTA DE REFERÊNCIA

CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DE CURSO

CONTRATO DE CONCESSÃO

CONTRATO DE FUNCIONÁRIO

CONTRATO DE PROFESSORES

CONTRATO DE SERVIÇOS

CONTRATO DE TRABALHO

CONVÊNIO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

CONVITE DE COMPARECIMENTO A EVENTO

CRONOGRAMA FINANCEIRO

DIPLOMA DE CURSO

EDITAL DE CONCURSO

EDITAL DE CONVOCAÇÃO

EDITAL DE DIVULGAÇÃO

EDITAL DE ELEIÇÃO

EDITAL DE HOMOLOGAÇÃO

EDITAL DE INSCRIÇÃO

FOLHA DE FREQÜÊNCIA DE ALUNOS

MEMORANDO DE REQUISIÇÃO

PARECER DE ATIVIDADE TÉCNICA

PORTARIA DE DESIGNAÇÃO

PORTARIA DE NOMEAÇÃO

REQUISIÇÃO DE MATERIAL

SOLICITAÇÃO DE ESTÁGIOS

SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

c)      Permanente:

ATA DE REUNIÃO DE CONSELHOS

ATA DE REUNIÃO DE COMISSÕES

ATO NORMATIVO DA REITORIA

AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO

CERTIFICADO DE CONCLUSÃO DE CURSO

CONTRATO DE CONCESSÃO

CONTRATO DE FUNCIONÁRIO

CONTRATO DE PROFESSORES

CONTRATO DE SERVIÇOS

CONTRATO DE TRABALHO

CONVÊNIO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

CRONOGRAMA FINANCEIRO

DIPLOMA DE CURSO

EDITAL DE CONCURSO

EDITAL DE CONVOCAÇÃO

EDITAL DE DIVULGAÇÃO

EDITAL DE ELEIÇÃO

EDITAL DE HOMOLOGAÇÃO

EDITAL DE INSCRIÇÃO

PARECER DE ATIVIDADE TÉCNICA

PORTARIA DE DESIGNAÇÃO

PORTARIA DE NOMEAÇÃO

SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

5)      Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.

Sendo uma fundação pública, a FUB (Fundação Universidade de Brasília), gera e recebe um valioso patrimônio documental público, onde são registrados dados e informações essenciais ao governo e aos cidadãos aos quais serve. Esses documentos são fundamentais para as atividades de planejamento, implementação de políticas e diretrizes, coordenação e controle das funções e processos de gestão desenvolvidos pela Universidade.

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. (PAES, 2005). Sendo assim, o Código de Classificação de Documentos aqui proposto, tem por objetivo facilitar o gerenciamento e a recuperação das informações produzidas e acumuladas pela Universidade ao longo do desenvolvimento de suas atividades.

Na opinião do grupo, o ideal em um plano de classificação para o CEDOC seria dividir o código em dois grandes blocos, sendo o primeiro voltado para as atividades-meio (expedientes administrativos) e o segundo para as atividades-fim da Universidade (Pesquisa Ensino e Extensão). Dessa maneira poderíamos agilizar a recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

6)      Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Não foi possível muito bem nortear as ações arquivísticas que poderíamos implantar no CEDOC, mas no que tange a organização do arquivo em si, notamos que em uma das salas do CEDOC, havia um amontoado muito grande de “material não-orgânico”, triturado, disponível para  possível eliminação, algumas estantes estavam muito próximas do arquivo deslizante, fatores que estavam meio que impedindo em parte a circulação de pessoas, e numa possível situação de sinistro, retardaria uma possível saída do arquivo, mas obviamente, o espaço cedido pela universidade (pouco por sinal), deve ser o principal responsável por tais “problemas”, caso o CEDOC tivesse um pouco mais de espaço, provavelmente o arquivo não estaria disposto dessa forma.  Fica a dica, espero que este comentário seja construtivo, não é uma crítica no sentido de má-organização, e sim apenas uma observação pessoal.

Levantamento de dados obtidos pelo jornalista:

JORNALISTA:

O CEDOC  está sendo reestruturado e passará a atura exclusivamente como arquivo geral da UnB. O CEDOC tem como missão implementar a gestão de documentos e informações arquivística por meio de assessoria à comunidade universitária. Apesar de o CEDOC ser importante para UnB, muitas pessoas sequer sabem o que é o CEDOC.

No total 7 Pessoas foram entrevistadas durante o período de 20 minutos estabelecido na atividade, todos os entrevistados eram alunos da UnB, de variados cursos da universidade. As perguntas feitas foram: 1) O que é o CEDOC? ; 2)Que tipo de documento você acredita que exista no CEDOC ? ; 3)Que profissionais trabalham no CEDOC? ;

Das  7 pessoas entrevistadas apenas 3 sabiam o que era o CEDOC, as respostas dos participantes foram praticamente as mesmas. Uma pessoa disse que era o centro de documentação da UnB , enquanto as outras duas disseram que era uma espécie de arquivo da UnB. As outras 4 pessoas entrevistadas sequer sabiam o que era o CEDOC, disseram nunca ter ouvido falar nisso e que não tinham nem ideia do que fosse o CEDOC. Após explicar do que se tratava o CEDOC as pessoas começaram a responder as outras perguntas.

 Quanto ao tipo de documento existente no CEDOC as respostas foram diversas, como: documentos do planejamento da UnB, projetos executados na UnB; Documentos administrativos relativos a UnB; documentos com relação a preservação da memória da UnB. Fotografias, acervo musical, documentos manuscritos; Documentos gerais da UnB, toda documentação da UnB é guardada no CEDOC;

Com relação aos profissionais que trabalham no CEDOC, a opinião foi quase unânime. As pessoas disseram que em grande parte os profissionais são arquivistas, museólogos ou bibliotecários. Alguns complementaram acreditando que profissionais da área de historia e antropologia também faziam parte do quadro de profissionais do CEDOC. Apenas uma pessoa disse que os profissionais que trabalham no CEDOC são em sua maioria terceirizados, nem chegou a cogitar a presença de arquivistas.